Politique de gouvernance et de confidentialité sur la protection des renseignements personnels
Définitions
Renseignement personnel : tout renseignement qui pourrait être utilisé pour identifier une personne, par exemple, mais ne se limitant pas à : son nom, ses coordonnées, sa date de naissance, son emploi, sa localisation, etc.
Incident de confidentialité
- l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel ;
- l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ;
- la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ;
- la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
Partenaires
tout individu ou organisme, public ou privé qui s’engage de manière formelle ou informelle dans les activités menées par le Conseil régional de l’environnement de la Montérégie dans le cadre de la réalisation de sa mission.
Objectif de la politique
La présente Politique sur la protection des renseignements personnels (la politique) a pour objet d’établir, en vertu du Code Civil et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la Loi), des règles particulières à l’égard des renseignements personnels sur autrui que le Conseil régional de l’environnement de la Montérégie (CRE MONTÉRÉGIE) recueille, détient, utilise ou communique à des tiers dans le cadre de la réalisation de sa mission, ses contrats, ses projets et ses activités.
Portée de la politique
La présente politique s’applique à des renseignements quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles. La Loi a préséance sur la politique.
La Politique ne s’applique pas aux sites internet de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le site internet du CRE MONTÉRÉGIE. Le CRE MONTÉRÉGIE n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Internet de tiers.
Le CRE MONTÉRÉGIE est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient et s’engage à protéger le droit à la vie privée de toutes les personnes au sujet desquelles il a recueilli des renseignements personnels. Ces personnes incluent aussi les employé.es du CRE MONTÉRÉGIE.
La politique est mise à jour régulièrement afin d’assurer sa conformité avec la Loi.
Le choix de fournir au CRE MONTÉRÉGIE des renseignements personnels appartient entièrement à l’utilisateur des plateformes et il peut toujours choisir de ne pas divulguer certains renseignements. En tout temps, une personne peut avoir accès à ses renseignements personnels pour s’assurer qu’ils sont exacts et à jour. Il suffit de contacter CRE MONTÉRÉGIE par courriel à l’adresse ou par téléphone au 450-651-2662.
Le CRE MONTÉRÉGIE administre les sites et plateformes web suivants (les « Sites ») :
La cueillette des renseignements
Le CRE MONTÉRÉGIE recueille des renseignements personnels à des fins de reddition de compte, destinée à ses bailleurs de fonds, au conseil d’administration ou aux partenaires de l’organisation. Ces informations permettent aussi d’évaluer si son site web et ses outils de communication sont consultés et de quelle manière ils sont utilisés.
Portrait des renseignements recueillis
Nous recueillons des renseignements personnels pour :
- Recruter du personnel, des partenaires ou des clients ;
- Ouvrir et tenir à jour les dossiers d’employabilité, de santé et sécurité au travail et d’appréciation annuelle des employé.es ;
- Ouvrir et maintenir des dossiers de partenaires ou de clients dans le cadre des contrats, projets ou activités du CRE MONTÉRÉGIE ;
- Tenir un registre des membres du CRE MONTÉRÉGIE ;
- Assurer la conformité administrative de l’organisme auprès des instances gouvernementales (donnée des administrateurs) ;
- Assurer la gestion financière de l’organisme et, notamment, l’inscription aux services en ligne de nature gouvernementale (registre entreprise, Revenu Québec, Agence de revenu du Canada, etc.) et bancaires ;
- Tenir des registres d’inscription à des événements ;
- Réaliser des recherches ou des sondages permettant de mener des activités de nature scientifique ;
- Faciliter l’utilisation du site Internet du CRE MONTÉRÉGIE et à des fins de marketing et de développement des affaires ;
- Réaliser des recherches ou des sondages permettant de mieux comprendre nos clients et adapter nos services en conséquence ;
- Satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques ;
- Transmettre des factures et recouvrer des paiements qui sont dus.
Selon les contrats, projets ou activités, les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre des renseignements relatifs :
- à l’identité ou de contact, comme un nom, un prénom, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
- biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, des photos et du contenu vidéo ou audio;
- au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
- à la facturation, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
- à des services, comme des détails concernant des services d’une entreprise;
- à des matières, comme des détails concernant les approvisionnements et résidus d’une entreprises et les synergies réalisées;
- au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel;
- à l’utilisation du site Internet ;
- aux données d’identification, comme une copie d’assurance professionnelle ou de responsabilité civile, une preuve de renseignements sur la provenance de fonds, nécessaires pour se conformer aux lois en vigueur ;
- tout autre renseignement personnel fourni ;
- les preuves de consentement (date, heure, moyen) où ce dernier est nécessaire.
Nous ne recueillons pas de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 18 ans sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur.
Les données collectées automatiquement
Lorsqu’une personne visite nos plateformes ou consulte nos contenus, son ordinateur et nos serveurs échangent automatiquement des données (des témoins, aussi appelés ‘‘cookies’’), notamment mais sans s’y limiter :
- L’adresse IP (adresse numérique qui permet de localiser de façon précise un ordinateur connecté au réseau Internet, par exemple : 123.45.67.890) ;
- Le type de navigateur (par exemple : Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox ou Safari) et de système d’exploitation (par exemple : Windows, macOS ou Linux) utilisé ;
- Le pays d’origines des utilisateurs ;
- Les pages visitées ;
- La date et l’heure de la navigation ;
- L’adresse du site référent, si l’accès à nos plateformes s’est fait par un autre site web.
Ces données transmises automatiquement ne permettent pas au CRE MONTÉRÉGIE de connaître l’identité de l’utilisateur. Elles sont recueillies en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet (pour que nos serveurs puissent transmettre un fichier compatible avec l’équipement informatique utilisé), et à des fins statistiques. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites, à connaître les pages les plus fréquentées et à détecter les sujets les plus pertinents pour notre lectorat.
Les utilisateurs de nos plateformes sont responsables de la sécurité de leurs renseignements personnels. Entre autres, ils doivent veiller à la sécurité de l’ordinateur et du réseau utilisé pour transmettre leurs renseignements personnels, et utiliser des mots de passe uniques et confidentiels.
Utilisation de Google Analytics
Le CRE MONTÉRÉGIE utilise Google Analytics, un outil de mesure d’audience web.
À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics collecte des renseignements concernant la navigation sur nos plateformes, lesquels sont conservés sur des serveurs situés notamment aux États-Unis. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.
Les renseignements collectés par l’outil sont, par exemple, les pages consultées, la date, l’heure, la durée et la fréquence des visites ainsi que les liens URL cliqués. Le type de système d’exploitation de l’ordinateur de l’utilisateur ainsi que la langue de celui-ci, le nom de son fournisseur de services Internet et sa position géographique (la région) font aussi partie des renseignements collectés. L’adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée (tronquée) afin d’assurer la confidentialité des renseignements. L’anonymisation d’une adresse IP permet d’empêcher que l’identité d’un internaute soit connue au moyen de celle-ci.
Google n’utilise les renseignements collectés que pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation sur nos Sites, ce qui permet à l’organisme d’améliorer ses services.
Les utilisateurs peuvent empêcher l’enregistrement par Google des renseignements relatifs à leur navigation en installant sur leur ordinateur le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.
Recours à des tierces parties
Dans de nombreux cas, le CRE MONTÉRÉGIE n’assure lui-même pas la collecte et la sauvegarde des renseignements personnels figurant dans nos systèmes et confie ces tâches à une tierce partie. Ainsi, nous utiliserons volontiers Survey Monkey ou Google Forms pour récolter vos réponses à un sondage, ainsi que Eventbrite pour distribuer un formulaire d’inscription en ligne. Enfin, l’inscription à infolettre de l’organisme passe par Mailchimp.
Ces services disposent des ressources nécessaires pour assurer la sécurité et protéger le caractère confidentiel de l’information, et nous vérifions que les tierces parties avec lesquelles nous traitons disposent de politiques formelles en vertu desquelles elles s’engagent à ne jamais partager vos renseignements personnels avec qui que ce soit autre que le CRE MONTÉRÉGIE.
Certains renseignements que nous colligeons par le biais de tierces parties peuvent être conservés et traités sur des serveurs situés en dehors du pays où l’utilisateur vit. Par conséquent, ces renseignements pourraient faire l’objet d’une divulgation à un gouvernement, une cour de justice ou une agence de réglementation dans ces lieux, conformément à leur législation, et ce, sans que l’utilisateur ou l’organisme n’en soient informés.
Les données partagées volontairement
Le CRE MONTÉRÉGIE peut demander aux utilisateurs de fournir leurs renseignements personnels par divers moyens, par exemple via des formulaires d’inscription en ligne, par le biais du site Web ou d’infolettres, ou lors d’événements en personne.
Lorsque l’utilisateur remplit une inscription en ligne, nos plateformes exigent la plupart du temps que nous ayons minimalement accès au prénom, au nom et au courriel. Cette façon de faire permet entre autres d’empêcher les signatures en doublon et donne plus de crédibilité à nos actions. Les données personnelles fournies demeurent strictement confidentielles et peuvent être transmises aux bailleurs de fond à la demande.
Le consentement
Lors de la navigation sur l’une de nos plateformes, ou du partage de renseignements personnels de toute autre manière (par exemple, en remplissant un formulaire), le CRE MONTÉRÉGIE présume (1) que les utilisateurs acceptent les modalités de la présente Politique et (2) que les utilisateurs consentent à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions leurs renseignements conformément à cette dernière.
Lorsqu’un utilisateur fournit ses coordonnées dans un cadre précis, par exemple lors de l’inscription à un événement, il est possible que le CRE MONTÉRÉGIE entre en contact à nouveau afin de lui parler de projets similaires. Pour toute autre forme de communication, l’organisme entrera en contact uniquement si un consentement explicite a été donné.
Mise à jour du consentement
Pour cesser de recevoir des courriels de notre part, un utilisateur peut à tout moment cliquer sur le lien « vous désinscrire » au bas de nos courriels ou écrire à info@CRE MONTÉRÉGIE.qc.ca en indiquant « Désinscription infolettre » dans l’objet de son courriel.
Sur demande et avis raisonnables, un utilisateur peut voir et faire apporter des corrections aux informations personnelles détenues par le CRE MONTÉRÉGIE à son sujet, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Si un utilisateur constate des inexactitudes dans ses renseignements personnels ou s’il souhaite les retirer de notre base de données, il peut communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée à info@crem.qc.ca. Pour en savoir plus sur les droits des utilisateurs à l’égard de leurs renseignements personnels, le CRE MONTÉRÉGIE vous invite à consulter le site web de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).
Liens externes
Le site Web du CRE MONTÉRÉGIE contient des liens vers des sites externes qui sont exploités par d’autres organismes. Chacun de ces organismes dispose de sa propre politique en matière de protection de la vie privée, dont les modalités ne sont pas régies par la présente politique. Nous vous invitons à lire attentivement la politique de protection de la vie privée de chaque site Web que vous consultez.
Empêcher la cueillette de données « anonymes »
Les sites Web du CRE MONTÉRÉGIE utilisent des témoins (cookies) et des scripts de suivi basés sur JavaScript pour collecter des données anonymes. Pour empêcher cette collecte de données, il suffit à l’utilisateur de régler les paramètres « cookies », « cache » et « JavaScript » de son navigateur Web. Veuillez noter que cela peut affecter les performances des propriétés de nos sites Web et, dans certains cas, vous empêcher complètement d’utiliser certaines de nos pages et formulaires.
La plupart des navigateurs Web autorisent un certain contrôle sur les cookies via les paramètres du navigateur (notifications de nouveaux cookies, désactivation des cookies et suppression des cookies, par exemple). Chacun peut cliquer sur son navigateur ci-dessous pour accéder directement au guide d’utilisation du navigateur et savoir comment désactiver ou effacer les cookies.
Le blocage de tous les cookies aura toutefois un impact négatif sur la convivialité de nombreux sites Web.
4. Vos droits
4.1 Lois applicables
Le CRE MONTÉRÉGIE s’engage à se conformer aux lois applicables au Canada et au Québec. Pour de plus amples renseignements sur la protection des renseignements personnels et les droits afférents aux utilisateurs, chacun peut communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec.
Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes : Foire aux questions
Gouvernement du Canada : Combattre les pourriels
Gouvernement du Canada : Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (Canada)
Gouvernement du Québec :Loi du Québec sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP) (Québec)
4.2 Les droits des utilisateurs
Droit d’accès : Chaque utilisateur peut demander accès aux renseignements personnels que recueillis à son sujet ;
Droit de rectification : Chaque utilisateur peut demander d’apporter une correction aux renseignements personnels recueillis ;
Droit de retrait : Chaque utilisateur peut retirer son consentement à l’utilisation des renseignements recueillis, en tout ou partie. Par exemple, il peut refuser de recevoir toutes les communications ou certaines seulement ;
Droit de suppression : Chaque utilisateur peut demander l’effacement de ses renseignements personnels, s’ils ne sont plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis et s’il n’existe pas d’autre fondement juridique à leur conservation (*).
(*) Remarque — Les règlements de l’Agence du revenu du Canada exigent que l’organisme conserve des registres des dons et lui interdisent de retirer ces renseignements de ses registres internes, et ce, même si un utilisateur en fait la demande.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, les utilisateurs peuvent entrer en contact avec la personne-ressource désignée ci-dessous.
4.3 Responsable(s) de la protection des renseignements personnels
Chaque utilisateur peut exercer les droits prévus par la Politique ou adresser au CRE MONTÉRÉGIE toute autre question ou plainte concernant ses pratiques en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels en contactant la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
- Titre : Directrice générale
- Nom : Andréanne Paris
- Courriel : info@crem.qc.ca
- Titre : Directeur adjoint
- Nom : Benoît Péran
- Courriel : communications@crem.qc.ca
Adresse : 1150, rue Saint-Laurent Ouest, Longueuil, Qc, J4K 1E3